ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ И ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ

Контроль сроков исполнения документов (сроковый контроль) является обеспечивающей, информационной частью фактического контроля и сосредоточивается в службе КД.

Основные задачи системы срокового контроля за исполнением документов:

• запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить о них до окончания реального выполнения;

• формировать справочно-информационный банк данных по контролируемым документам и поручениям;

• корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении срока исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним;

• информировать руководителей, специалистов (исполнителей) и сотрудников службы КД о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах;

• напоминать (сигнализировать) руководителям и исполнителям о наличии неисполненных документов и поручений;

• фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;

• анализировать уровень исполнительской дисциплины в фирме в целом, по структурным подразделения, специалистам, видам документов и другим аспектам. Контроль исполнения документов включает в себя две обязательные составные части: предупредительный контроль и контроль последующий.

Предупредительный (текущий, оперативный) контроль оказывает активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнализирования руководителям и исполнителям о приближении срока окончания работы над документом. Ведется в течение всего периода исполнения документа. Всегда носит индивидуальный характер по отношению к документу, поручению, заданию и охватывает массив, как правило, наиболее важных документов.

Последующий (итоговый, сплошной} контроль проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Он представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисциплины в структурных подразделениях фирмы и по исполнителям. При отсутствии в фирме предупредительного контроля последующий контроль решает только одну задачу — констатацию факта выполнения или невыполнения того или иного решения, когда сроки его исполнения истекли и исправить создавшееся, часто критическое, положение уже практически невозможно.

В основе рациональной организации контроля исполнения документов в фирме лежит определение категорий документов, подлежащих контролю, установление сроков их исполнения и правильное построение технологического процесса контроля исполнения, в том числе прямой и обратной связи с исполнителями контролируемых документов.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы.

Предметом контроля в распорядительных, плановых и других подобных документах, решениях коллегиальных органов являются не сами документы, а содержащиеся в них задания. Контролируется процесс ознакомления руководителей и специалистов с документами, предназначенными для использования в работе (приказами, инструкциями и др.) или присланными во временное пользование, для согласования или утверждения.

В деятельности фирм сложилась практика постановки на контроль не всех документов, требующих проверки исполнения, а определенной Группы (категории), т.е. индивидуальный выборочный контроль исполнения, позволяющий наиболее внимательно и технологически четко организовать наблюдение за исполнением наиболее ценных документов и производимых работ. Ставятся на контроль обычно поручения и документы вышестоящих органов управления, распорядительные документы данной фирмы и решения ее коллегиальных органов управления, важнейшие документы других учреждений, плановые, программные документы, графики важнейших работ и т.д.

Страниц: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186