ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ И ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ

В предпринимательских структурах целесообразны следующие виды учета конфиденциальных документов и дел:

• учет пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет поступления незаконвертованных документов, документов, поступающих по телеграфной, электронной почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (пакетный учет);

• пакетный учет поступления документов, не имеющих грифа конфиденциальности, но отнесенных к документам ограниченного доступа в перечне данной фирмы;

• учет входящих (поступивших, входных) документов (входящий учет);

• учет подготовленных исходящих и внутренних документов (учет подготовленных документов или исходящий учет);

• инвентарный учет документов;

• номенклатурный учет дел.

Следовательно, в предметном и технологическом аспектах учет конфиденциальных документов в значительной степени отличается от регистрации открытых документов и делится на ряд видов, что определяется необходимостью защиты документов от тех угроз, которые могут при их реализации стать причиной несанкционированного доступа злоумышленника к тайне фирмы.

При любом виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры: индексирование документов;

первичная регистрация (запись) исходных сведений о документе;

последующая запись рабочих сведений о документе; формирование справочно-информационного банка данных по документам;

ведение (актуализация) справочно-информационного банка данных; контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.

Основой индексирования (присвоения условного обозначения, имени) конфиденциального документа является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года. Подобная индексация гарантирует сохранность записи исходных сведений о документе — ни один номер не может исчезнуть, а карточка выпасть из систематизированного по номерам массива. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет храниться документ.

В некрупных фирмах с незначительным объемом конфиденциальных документов валовая нумерация может быть или сплошной, т.е. по всем документам независимо от их принадлежности к какому-либо виду учета, или вестись отдельно по каждому делу, содержащему конфиденциальные документы.

Состав сведений, включаемых в учетную форму (журнал или карточку) для регистрации конфиденциальных документов, подразделяется на два блока: а) фиксирующий постоянные (исходные) сведения о документе (вид документа, наименование автора, дата, индекс, краткое содержание, количество листов, наличие и количество листов приложений и др.) и б) фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о движении и местонахождении документа (резолюция руководителя, обозначение фамилии исполнителя, даты передачи документа, росписи за документ, различные отметки и др.).

В практической деятельности служб КД для регистрации исходных и рабочих сведений о документе чаще всего применяется традиционная карточная форма учета документов. Однако не исчезла полностью и журнальная форма учета в силу своих серьезных и неповторимых преимуществ — абсолютной гарантии сохранности всех записей о всех конфиденциальных документах, отсутствия практической возможности подмены листов, простоты изготовления, удобства хранения.

Учетная карточка конфиденциального документа отличается от регистрационно-контрольной карточки открытого документа не только большим количеством граф, но и их взаимосвязью в отражении пути движения документа. Одним из серьезных недостатков карточной формы регистрации является отсутствие определенной гарантии сохранности учетных карточек в картотеке и возможность их легкой подмены (например, при краже документа или его фальсификации). В связи с этим возникает необходимость учета карточек и ведения с этой целью специальной учетной формы.

Страниц: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186