ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ И ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ

в) проставление в журнале учета пакетов отметки о возврате документа, зарегистрированного за исходящим номером, внесение отметки в регистрационную карточку документа;

г) проверка правильности регистрации документов, переданных по журналу учета пакетов на другие участки службы документации, внесение в журнал номеров этих документов и количества листов;

д) подкалывание учетной карточки входящего учета к документу.

Процедура формирования картотек:

а) распределение карточек по картотекам;

б) внесение отметки о местонахождении документа в контрольный журнал;

в) фиксирование в карточке росписи за получение документа;

г) помещение карточки в картотеку;

д) поиск сведений о документах и выдача ответов на запросы по документам;

е) ведение (актуализация) картотеки.

Процедура ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия:

а) подсчет и сравнение количества полученных и зарегистрированных документов;

б) проставление в журнале учета пакетов отметки о правильности закрытия всех позиций, итоговой записи;

в) проверка правильности регистрации каждого документа;

г) проверка правильности закрытия всех позиций в журнале учета пакетов, наличия двух росписей за документы, переданные на другие участки службы документации;

д) проверка правильности внесения отметок о возвращенных документах;

е) проверка правильности внесения отметок по документам, присланным во временное пользование и не взятых на входящий учет;

ж) проверка наличия документов по незакрытым позициям журнала учета пакетов;

з) проставление штампа проверки под итоговой записью;

и) проверка полноты изъятия документов из пакетов и уничтожение пакетов.

3. Автоматизированный учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам

Процедура подготовки поступивших документов к вводу в ЭВМ:

а) внесение исходящих номеров поступивших документов в журнал учета работы ЭВМ (традиционный или электронный машинный журнал, протокол) из журнала учета пакетов (пакетно-контрольного журнала) с указанием даты и росписи оператора ЭВМ службы конфиденциальной документации;

б) проставление на бумажных документах (в том числе сопроводительных письмах) штампа отметки для автоматического поиска документа;

в) проставление на бумажных документах, подлежащих переносу на машинный носитель, а также в сопроводительных письмах к документам, записанным на дискете, штампа (надписи) для внесения в них в дальнейшем необходимых сведений;

г) регистрация магнитного носителя при поступлении документа, записанного на дискете;

д) распределение документов на группы в соответствии с уровнем их конфиденциальности и другим признаком ограничения доступа для раздельного ввода в ЭВМ;

е) формирование составных частей поискового (учетного) индекса документа;

ж) получение указания администратора банка данных службы конфиденциальной документации, в какую часть рабочего массива вводить данный документ (директорию, файл).

Процедура ввода исходных сведений о поступивших документах в автоматизированный банк данных:

а) вывод на экран чистой матрицы учетной карточки документа за очередным (повторно не воспроизводимым) порядковым номером, внесение индекса документа;

б) заполнение на экране с бумажного документа зон и граф матрицы учетной карточки;

в) автоматическое (или с помощью клавиатуры) заполнение учетной карточки на электронный документ, записанный на дискете или поступивший по защищенной линии электронной почты;

г) внесение в учетную карточку документа учетных номеров и даты регистрации машинных носителей (диска, дискет и т.п.), на которых записаны исходные сведения о документе;

Страниц: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186